Считается, что на таких мероприятиях ставят задачи и принимаются решения. По замыслу. А на деле? Спросите участников, какое отношение имеет основная часть совещаний к обслуживанию людей, к улучшению качества работы и что важного они вынесли с последней планёрки? Задайте более простой вопрос: а что вообще запомнилось из двух последних часов непрерывного говорения?

«Совещания снискали себе настолько дурную славу, что сегодня их реанимируют под другими именами. Их называют брифингами – это совещания, которые идут дольше, чем планировалось; семинарами – дорогостоящие совещания с раздачей подарков; презентациями – совещания, перед которыми и за которыми следуют другие совещания; видеоконференциями – совещания с техническими проблемами; круглыми столами – совещания, на которых приходится вращать глазами…» - говорит Джейред СТЭДБЕРГ.

Неизбежное зло против технологий

В США, где под каждую профессию и вид занятий есть гильдия, три института и двести консультантов, действовал Институт усовершенствования собраний (meetings). Его директор Берни ДЕКОВЕН через 15 лет работы отказался от затеи что-либо поменять в этой сфере. К тому же заработать на реформах совещаний оказалось трудно: он понял, что существует стойкое сопротивление всем оптимизациям.

Дековен хотел сделать совещания деловыми и оживлёнными, но, пишет он, «до меня дошло, как я был наивен». Совещания – это церемонии по укреплению вертикали власти, они напоминают сотрудникам, кто начальник, а кто глупец, на них можно покарать или похвалить подчинённых. Если бы люди признали, что их цель такова, добавляет Дековен, совещания стали бы куда короче и дешевле.

Американский девелопер Питер БРОМБЕРГ, долго работавший в отрасли высоких технологий, считает: лучшее совещание – то, которого не было. Он называет корпоративные встречи неизбежным злом. Появились более оперативные и удобные каналы общения, от телефона до IRC. Даже от неизбежного зла не должны страдать все подряд. «Я не могу упомнить всех совещаний, которые меня просили посетить и ради которых 11 или даже 15 сотрудникам было приказано бросить свои дела – чтобы посидеть на встрече, где с 90% работы могли справиться трое из присутствующих».

Для россиян коллективные собрания превращаются в карикатуру, поскольку слова у нас зачастую могут с успехом заменить дела. Прошел час разговоров – создаётся иллюзия, что сделано какое-то важное дело. Чтобы разрушить этот стереотип, достаточно четко оценить стоимость рабочего времени, и «неизбежное зло» будет сокращено до минимума. Вспомните ключевое правило риторики: лучшая речь – коротая и понятная. Что делают на совещании? Говорят. Поэтому данное правило будет отлично работать и на групповых собраниях.

Глухая оборона

Не стоит думать, что сотрудники готовы безмолвно терпеть корпоративные посиделки. Они вырабатывают изощрённые тактики выживания и сопротивления. Совещания с их председателями – предмет издёвок почти во всех странах. Известные сочинения о Дилберте (персонаж серии книг «Менеджмент по Дилберту» и комиксов, представляющий среднего клерка) предлагают несколько ролей, в которых можно присутствовать на совещании:

• Мастер банальностей – каждую реплику подает так, как будто это откровение для «куриных мозгов» остальных.
• Садист с благими намерениями – считает, что совещания должны причинять боль, и делает всё, чтобы совещание стало неприятным событием в жизни окружающих.
• Скулящий мученик – художественно обрабатывает свои жалобы и превращает их в пространное повествование.
• Уклонист – успешно уходит от любой темы.
• Соня – реквизит, отвлекающий внимание от актеров с репликами.

Не правда ли, узнаваемые фигуры? Дилберт предлагает выбрать любую роль по вкусу и оттачивать актёрское мастерство. Другие руководства по выживанию цинично рекомендуют «приносить свои игрушки»… Профессор университета Мичигана вообще заявляет, что совещания приобрели новый культурный смысл: они позволяют наконец-то заняться делом. Здесь можно проверить работы студентов, вести личную переписку и учить иностранные языки.
Теперь задумайтесь: для ЧЕГО всё это? Какой начальник до сих пор не видит, насколько талантливо тратится время компании?

Профилактика рисков

Не будем повторять банальности о повестке, графике и приглашении конкретного круга людей. Эти правила известны – осталось только им следовать. Но даже когда они соблюдаются, собрание может стать неуправляемым. В чем причина?

Есть сугубо психологические риски, которые стоит предотвращать:

1. Пресекайте все воспоминания. Указание на прошлое имеет смысл, когда оно связано с будущим: например, «вот как мы делали два года назад – может, стоит к этому вернуться?» Если же «аксакалы» начинают погружаться в прошлое ради прошлого, восхвалять бывшего директора, бывший райком партии, бывших клиентов – собрание превращается в мемориальный вечер. С прошлым у каждого связано что-то доброе и светлое. Но оно никак не решает ваши сегодняшние задачи.

2. Культивируйте ценность времени. Постоянно подчёркивайте, что совещание собрано не для заманчивой перспективы поговорить, а для того, чтобы начать действовать. Слушание бесполезных докладов по три часа в неделю – не совсем та работа, за которую сотрудники получают зарплату. Каждая часть, эпизод, вопрос собрания должны закончиться ясным решением, которое напрямую касается повседневной практики.
Вспомните: во многих государственных структурах идеальным мероприятием считают «принять к сведению», «подождать» и «отложить». Эти действия всегда выполняются с радостью. Если хотите доставить коллективу побольше такой радости – проводите побольше совещаний, заставляйте готовить побольше докладов.

3. Выдерживайте жанры! Это почти крик души (и разума), обращённый к руководителям. Крик не только психологов, но и сотрудников, которые еще сохранили здравый смысл. «Совещание с элементами мозгового штурма» – это планёрка с элементами развлечения, работа с элементами отдыха и доставка товара с элементами танцев.
Если вы заняты научным поиском или пишете роман – синтез бывает продуктивным. Но когда речь идёт о производстве, незачем морочить людям голову. Неопределённость здесь попросту вредна.

Размывание жанров повергает сотрудников в транс: как я должен себя вести? где я нахожусь? чего от меня ждут? когда всё это кончится? Попробуйте раз или два устроить свободную, демократическую дискуссию на утреннем разводе или недельном распределении заданий. На третий раз вместо планёрки вы получите заседание профсоюзной ячейки.
Вам доходчиво, с полифоническими эффектами на десять голосов станут объяснять, как надо жить и управлять. Самые энергичные воспользуются мероприятием как площадкой, где можно проявить свои лидерские способности и привлечь внимание. Хотели свежих идей? Получите: люди сбиты с толку, а вместо диалога – анархия и полный букет побочных эффектов.
Сюжет и стиль мероприятия должны быть заданы заранее и жёстко выдерживаться. Если вы вообще не замените совещания другими способами координировать работу – быстрее, точнее и проще.