Мероприятие, которое предусматривает высокую активность участников, зачастую сводится к банальной лекции. Если участники не ведут записей, а так оно и происходит, модераторы не оставляют презентаций или других материалов для использования, то можно констатировать, что отдача от таких встреч мала. Грустно наблюдать за скучными лицами аудитории на подобных мероприятиях. У присутствующих не возникает порой ни одного вопроса к ведущему по рассматриваемой теме, что говорит об её низкой актуальности, несмотря на громкое название в приглашении.

Можно ли изменить ситуацию и повысить эффективность подобных мероприятий? Конечно, и отличным инструментом для этого является воркшоп. Такой формат применяют в образовании, бизнесе, социальном предпринимательстве, маркетинге и продажах, в творческой сфере. О нём мы и поговорим в этой статье, которая адресована тем, кто собирается или уже работает на рынке консалтинга.

О главном без «воды»

Воркшоп (workshop) в переводе с английского означает «мастерская» или «цех». Такое определение говорит о преобладании практики в обучении. Это универсальный и гибкий инструмент, который можно с высокой эффективностью использовать в бизнесе любой отрасли, а также в образовании, чтобы сформировать необходимые в конкретной области знания и навыки.

Воркшоп включает мероприятия, в ходе которых наилучшим образом достигаются определённые цели, и происходит это в результате активной совместной работы его участников под руководством наставника.

Целями воркшопа могут быть: генерирование идей создания бизнеса, обмен знаниями и опытом в различных сферах, творчестве и многое другое. Главное в её формулировании – соответствие нуждам и интересам целевых аудиторий.

Значение этого инструмента в формировании профессиональных знаний и навыков велико. Отметим основные моменты.

– Эффективность воркшопа достигается путём организации участников в обсуждении вопросов темы мероприятия, сфокусированных на практических аспектах работы.

– Воркшоп позволяет получать навыки применения теории на практике в ходе обучения, а не пытаться запомнить весь объём материала, который излагается модераторами.

– Поскольку в обсуждении участвуют люди с разным опытом, то, как правило, могут появиться идеи создания или развития существующего бизнеса.

– Наличие участников из других сфер деятельности способствует появлению новых контактов и укреплению связей в профессиональной среде.

– Возможность получения обратной связи позволяет организаторам вносить корректировки в программу обучения, повышая её качество.

Так, при проведении образовательной программы «Малым территориям – большое будущее» наставники НКО «Гарант», к которым относилась и автор этой статьи, с каждым новым потоком участников корректировали программу, что позволило добиться и высокого качества обучения, и практической реализации идей бизнеса. Более 75% из них успешно функционируют сегодня в городах и сёлах региона.

– Правильно проведённый воркшоп мотивирует его участников на работу. Это подтверждает обратная связь, полученная на мероприятии. Приведу примеры отзывов по итогам воркшопа в Вельске на тему: «Проблемы бизнеса в кризисе. Работа над ошибками». На вопрос «что понравилось?» участники отвечали: «Практические примеры, работа в группе по сфере деятельности, наличие рабочей тетради и презентации», «Замечательное мероприятие, жизненное, без «воды», затронули всё главное», «Очень приятно и плодотворно поработали. Многое отметила для себя» и т. д.

– Хорошие результаты применения воркшопа достигаются путём применения интерактивных методов обучения, практической направленности, возможности мгновенной обратной связи и плотного взаимодействия участников. В практике образовательных проектов нашего региона можно встретить три вида воркшопа: маркетинговый, творческий, образовательный. Всеми тремя, на мой взгляд, прекрасно владеют модераторы НКО «Гарант». Их мероприятия проходят креативно, ярко и результативно. Это подтверждается высокой посещаемостью и положительными отзывами участников.

Какие методы можно использовать?

• Практические упражнения и кейсы, которые позволят применить знания на практике и получить обратную связь.

• Мастер-классы с экспертами, что даёт возможность поучиться у лучших практиков. Уместно вспомнить высказывание (автора, к сожалению, не помню): «Не тот учитель, кто вас учит, а тот, у кого учитесь вы».

• Групповые дискуссии с целью обменяться опытом.

• Интерактивные игры и упражнения, которые помогают лучше усваивать материал и способствуют укреплению командной работы для развития новых профессиональных навыков.

• Проведение «мозгового штурма», чтобы коллективно оценить проблему и разработать стратегии.

Эти методы практического воркшопа были неоднократно применены мною в организации различных образовательных мероприятий и показали хорошие результаты. Так, при обучении на региональной Президентской программе «Менеджмент в бизнесе» по курсу «Управление продажами» каждый участник получал разработанную рабочую тетрадь. Она содержала мини-лекции и кейсы, которые предстояло решать в результате групповой работы и «мозгового штурма». Перед участниками была поставлена цель: разработать стратегию продаж компании на основе полученных теоретических знаний. В дискуссиях при предоставленных результатах обсуждались правильность принятых решений и допущенные ошибки.

Как подготовить интересный и продуктивный воркшоп?

Успешный воркшоп – это результат тщательной подготовки, проработанных деталей и фокуса на потребностях участников. В чём состоит подготовка и проведение воркшопа? Разберём пошагово ваши действия, если вы решили применить метод практического воркшопа.

• Необходимо понять, чего мы хотим достичь через воркшоп, то есть сформулировать его цель. Это может быть выявление слабых сторон определённой категории сотрудников – например, менеджеров по продажам, работа над ошибками. Возможно, вы планируете поделиться опытом применения аналитики в разработке стратегии бизнеса. А может, хотите сформировать современные навыки сотрудников в конкретной области?

• Для кого предназначен воркшоп? Ответ на этот вопрос позволит адаптировать контент (информацию) под целевую аудиторию и выбрать формат проведения. Приведу пример. На одном из региональных торговых форумов, который подготовило и провело министерство агропромышленного комплекса и торговли, где я выступала спикером и модератором, был применен метод практического воркшопа. Его целью был обмен опытом и технологиями повышения эффективности работы предприятия питания. Целевой аудиторией стали сотрудники предприятий питания, которые являются источником денег в бизнесе.

Мероприятия проходили в течение дня на четырёх площадках. На одной площадке собрали менеджеров: они учились, как эффективно управлять заведением, чтобы достигать поставленных целей бизнеса. На второй площадке в виде игры обучались те, кто планировал создать бизнес в сфере питания. На третьей – повара, для которых компания «Норд-Коммерц» организовала выставку современного технологического оборудования и провела мастер-класс по приготовлению блюд на новинках. На четвёртой площадке, в кафе «Терраса», проходили тренинг официантов и мастер-класс для барменов. Таким образом, все специалисты предприятий питания, которые желали повысить квалификацию, имели возможность получить новые знания и навыки их применения. На площадках работали как местные, так и приглашённые эксперты своего дела. Этот метод был использован и в последующих мероприятиях министерства.

Что ещё нужно сделать?

• Определить тему, которая соответствует запросам и интересам участников. Для этого следует пообщаться с предпринимателями, изучить обратную связь по итогам проведённых мероприятий – отзывы, которые наверняка собираются организаторами, если только встреча проводится не для галочки и заработка.

• Разработать структуру мероприятия с учётом темы и содержания.

• Определить форматы работы. Это могут быть практические упражнения, дискуссионный клуб, кейсы, «мозговой штурм», игровая площадка, воркшоп-круиз, мастерская, студия, групповая работа, индивидуальные задания, лекции и дискуссии. Интерактивная форма обучения увеличивает запоминаемость материала на 80% в сравнении с классическим рассказом.

• Эксперты и ведущие должны обеспечить высокую эффективность достижения поставленных целей воркшопа. Причём их подбор не должен базироваться на дружественных или родственных отношениях с ними организаторов мероприятий. Это должны быть специалисты, имеющие как теоретическую, так и практическую базу, умеющие обучать аудиторию, где есть люди с разным уровнем образования и опыта.

• Распределение ролей и ответственности позволит ничего не забыть и создать программу с безукоризненной организацией.

• Важны оценка и обратная связь. Для этого следует воспользоваться опросом участников. Можно получить ответы на три вопроса: что понравилось, что не понравилось, какие есть предложения. Сбор контактов позволит создать или пополнить клиентскую базу.

• Подготовить материалы: визуальные, технические средства, рабочие тетради. Они должны быть удобны в использовании и содержать как мини-лекции, так и упражнения, которые необходимо выполнить, решая кейсы. Цель – сделать процесс обучения наглядным, запоминающимся и дать участникам инструменты для работы.

• Существенный момент – гибкость и адаптация: быстрая реакция на меняющуюся ситуацию позволит предлагать бизнесу реально необходимые в данной ситуации стратегии.

• Подготовленное таким образом профессиональное обучение даёт хороший эффект и способствует развитию бизнеса.

Успешных, а главное эффективных мероприятий по обмену опытом!