Николай НЕКРАСОВ, генеральный директор ООО «Аудиторская фирма «БЭНЦ» | 05.02.2011 08:30:16
Общая сумма расходов компании на закупку топлива порой составляет весьма крупные суммы. В ходе проверок аудиторы часто выявляют множество недостатков по оформлению документов и организации учета топлива. Как обеспечить аналитический и синтетический учет бензина, чтобы обеспечить его безусловную сохранность, а так же вести достоверный учет?
Наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств или технологических нужд производства учитывается на субсчете 10-3 "Топливо". Организация определяет самостоятельно систему аналитического учета в зависимости от конкретной производственной ситуации. Иерархию субсчета "Топливо" можно построить одним из следующих способов: к балансовому счету 10.3 можно открывать аналитические группировки или субсчета второго уровня, например, 10.3.1 – «Топливо на складе" (внутри аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения); 10.3.2 "Топливо в баках машин" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам) и т.п.
Аналитический учет ГСМ ведут, как правило, по видам, маркам нефтепродуктов, местам хранения и материально ответственным лицам, по каждому получателю (водителю автомобиля, трактористу-машинисту и др.) в разрезе соответствующих аналитических счетов.
Принятые к учету ГСМ отражают на дебете субсчета 10.3 "Топливо" по соответствующим субсчетам второго порядка и аналитическим счетам (в оценке по фактической себестоимости) и кредиту счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами в зависимости от каналов поступления.
Списание бензина и других ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке. При этом для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Нормы должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм компании руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-97), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 1997 г.
Свои нормы компания разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта, трактористов-машинистов и т.п.
В документе Р3112194-0366-97 приведены лишь базовые нормы расхода топлива для автомобилей и методика их применения. Нормативные материалы рекомендованы для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории РФ. Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов, установленных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Списание ГСМ на себестоимость производится на основании путевых листов. Это очень важно, т.к. именно в путевом листе проставляются показания спидометра и фактические показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист водитель и заверяет механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой: Дебет 20 (23, 26, 44) - Кредит 10-3 "Топливо в баках транспортных средств". Остаток топлива, учтенный на субсчете, должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения, водителю автомобиля или трактористу-машинисту.
Наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном выражении) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца.
В результате сопоставления фактического расхода топлива при работе автомашин с величиной расхода ГСМ на основе разработанных в компании норм выявляются экономия или перерасход топлива. За экономию топлива водителям могут выплачиваться вознаграждения. В том случае, если перерасход топлива был допущен по вине водителя, его списание производится с кредита счета 20 или других счетов по учету производственных затрат на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с последующим возмещением его стоимости за счет водителя.
Удержание за перерасход ГСМ и поощрение за экономию производятся на основании соответствующих положений, утвержденных в компании.
Отсутствие надлежащего контроля за движением топлива приводит к недостоверности информации о расходах компании, а так же об остатках материальных ценностей компании, отражаемых по строке 211 «Сырье и материалы» формы №1 «Бухгалтерский баланс». Отсутствие в путевых листах автомобилей достоверной информации о расходе топлива и пробеге автомобилей, а также о времени работы, например, лесозаготовительной техники может быть рассмотрено налоговой инспекцией как необоснованные расходы, документально не оформленные надлежащим образом и в связи с этим не подлежащие включению для целей исчисления налога на прибыль.
Аудитор отмечает, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с Постановлением Государственного комитета РФ по статистике №78 от 28.11.1997 года, первичным документом по учету ГСМ является путевой лист, в котором обязательно указываются показатели, отражающие работу как водителя так и автомобиля.
Согласно п. 26 «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Аудитор рекомендует организовать четкий порядок оформления документооборота по учету работы техники на своем предприятии, а так же регулярно проводить инвентаризацию остатков топлива в баках машин. Эти меры укрепят производственную дисциплину в компании, повысят ответственность персонала и позволят избежать возможных злоупотреблений с этим особым видом материальных ценностей.
Аналитический учет ГСМ ведут, как правило, по видам, маркам нефтепродуктов, местам хранения и материально ответственным лицам, по каждому получателю (водителю автомобиля, трактористу-машинисту и др.) в разрезе соответствующих аналитических счетов.
Принятые к учету ГСМ отражают на дебете субсчета 10.3 "Топливо" по соответствующим субсчетам второго порядка и аналитическим счетам (в оценке по фактической себестоимости) и кредиту счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами в зависимости от каналов поступления.
Списание бензина и других ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке. При этом для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Нормы должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм компании руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-97), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 1997 г.
Свои нормы компания разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта, трактористов-машинистов и т.п.
В документе Р3112194-0366-97 приведены лишь базовые нормы расхода топлива для автомобилей и методика их применения. Нормативные материалы рекомендованы для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории РФ. Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов, установленных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Списание ГСМ на себестоимость производится на основании путевых листов. Это очень важно, т.к. именно в путевом листе проставляются показания спидометра и фактические показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист водитель и заверяет механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой: Дебет 20 (23, 26, 44) - Кредит 10-3 "Топливо в баках транспортных средств". Остаток топлива, учтенный на субсчете, должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения, водителю автомобиля или трактористу-машинисту.
Наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном выражении) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца.
В результате сопоставления фактического расхода топлива при работе автомашин с величиной расхода ГСМ на основе разработанных в компании норм выявляются экономия или перерасход топлива. За экономию топлива водителям могут выплачиваться вознаграждения. В том случае, если перерасход топлива был допущен по вине водителя, его списание производится с кредита счета 20 или других счетов по учету производственных затрат на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с последующим возмещением его стоимости за счет водителя.
Удержание за перерасход ГСМ и поощрение за экономию производятся на основании соответствующих положений, утвержденных в компании.
Отсутствие надлежащего контроля за движением топлива приводит к недостоверности информации о расходах компании, а так же об остатках материальных ценностей компании, отражаемых по строке 211 «Сырье и материалы» формы №1 «Бухгалтерский баланс». Отсутствие в путевых листах автомобилей достоверной информации о расходе топлива и пробеге автомобилей, а также о времени работы, например, лесозаготовительной техники может быть рассмотрено налоговой инспекцией как необоснованные расходы, документально не оформленные надлежащим образом и в связи с этим не подлежащие включению для целей исчисления налога на прибыль.
Аудитор отмечает, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с Постановлением Государственного комитета РФ по статистике №78 от 28.11.1997 года, первичным документом по учету ГСМ является путевой лист, в котором обязательно указываются показатели, отражающие работу как водителя так и автомобиля.
Согласно п. 26 «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Аудитор рекомендует организовать четкий порядок оформления документооборота по учету работы техники на своем предприятии, а так же регулярно проводить инвентаризацию остатков топлива в баках машин. Эти меры укрепят производственную дисциплину в компании, повысят ответственность персонала и позволят избежать возможных злоупотреблений с этим особым видом материальных ценностей.