Аудитор отмечает, что согласно п.2 ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Следовательно, местом представительского мероприятия может быть и другой город, в котором официальные лица компании, например находясь в командировке, проводят переговоры.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Но надо отметить, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Следовательно, если после официального ужина, например, предусмотрено посещение театра, то расходы на театральное мероприятие нельзя включать в состав представительских расходов.

Представительские расходы в налоговом учете подлежат нормированию. В течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в ст. 255 НК РФ.

Если компания совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД, то чтобы посчитать предельный размер её представительских расходов, из фонда оплаты труда всех её работников нужно вычесть зарплату работников, занятых в деятельности, облагаемой ЕНВД. И применять 4% только к сумме оплаты труда остальных работников.

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (см. п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения. Получается, что сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде (п. 42 ст. 270 НК РФ), могут быть учтены ею соответствующим образом в последующих отчетных периодах одного календарного года. Причем, обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Отметим так же, что в таком случае в бухгалтерском учете организации возникает вычитаемая временная разница, равная сумме сверхнормативных представительских расходов, и, соответственно, отложенный налоговый актив.

Все документы, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, можно условно разделили на две группы: предварительные документы и итоговые документы. К предварительным документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя:
- план представительского мероприятия, его цель, место и срок проведения;
- смета представительских расходов;
- список работников, которые будут участвовать в переговорах,
- работник, ответственный за его проведение;
- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.

А итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).

Отчет о представительских расходах так же должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.

Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации. При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности, счетами организаций общественного питания, чеками ККМ, договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров, товарными чеками, накладными и т.п. документами.

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов содержится в письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.
Так же желательно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью организации. Налоговики часто при отнесении расходов к представительским, в первую очередь учитывают результат проведенных встреч. Наличие в отчете таких расплывчатых формулировок, как "принято решение о дальнейшем сотрудничестве" и т.п., по их мнению ставит под сомнение деловой характер и правомерность затрат на проведенные переговоры.

Как показывает анализ судебной практики, при рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой. Если обнаруживается, что первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды как правило занимают сторону налоговых органов. Но в то же время если представительские расходы организация может подтвердить первичными документами, оформленными надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.

Таким образом, во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы. Но при этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных документов.