Компании активно пользуются удаленными сервисами оказания юридических и бухгалтерских услуг, автоматизированы банковские операции и налоговые отчеты, однако деловые поездки чаще всего еще оформляются по старинке – через агентов. В особенности это касается государственной и бюджетной сфер. 

Между тем этот бизнес-процесс требует особого внимания по нескольким причинам: по оценкам экспертов, у 20% сотрудников государственных структур и коммерческого сектора командировки составляют практически половину рабочего времени, в каждую пятую бронь вносятся изменения, нередко возникают сложности со включением данных затрат в расходы и проблемы с отчетностью перед контролирующими органами. 

Ко всему прочему, рынок агентств, специализирующихся на бизнес-путешествиях, не прозрачен: их сотрудники берут большие бонусы, перелеты и проживание обычно можно оформить только в конкретных авиакомпаниях и сетях отелей. Кроме того, многие агентства не работают с сегментом железнодорожных перевозок, хотя если сотрудники часто ездят по собственному региону, этот вопрос становится актуальным. 

Возложить на секретаря вашего учреждения бронь билетов и гостиниц – выход, который на первый взгляд может показаться правильным, но при регулярных командировках, с учетом нюансов оформления, отменой и изменением брони, длительным поиском выгодных вариантов, этот процесс будет отнимать слишком много рабочего времени и отвлекать от основных задач. Если билеты понадобились оперативно, сотруднику трудно объяснить секретарю срочность и приоритетность их поиска и покупки. 

Когда предприятия пользуются услугами специализированных агентств для организации бизнес-путешествий, подготовка к каждой командировке занимает несколько часов, а то и дней. А если она срочная и требует вылета уже на следующее утро? Секретарь или тревел-менеджер тоже едва ли обрадуются, если позвонить после рабочего дня с просьбой оформить билеты. 

В некоторых компаниях существует также порядок приобретения билетов сотрудниками самостоятельно и за свой счет, что неудобно и требует времени на ожидание компенсации от бухгалтерии.

До недавнего времени IT-решения в сфере бронирования и размещения в большинстве своем специализировались на услугах для физических лиц, рынок B2B был представлен крайне слабо. Для бизнеса нужен отдельный продукт с иным подходом. Данную потребность для больших организаций закрывали агентства или собственные департаменты, тогда как сегменту малого и среднего предпринимательства и части государственных компаний оставалось нести дополнительные расходы и выходить из ситуации самостоятельно. 

Сегодня на рынке представлено несколько решений, ориентированных на бизнес-путешествия, – каждое со своим подходом и финансовой моделью. Так, онлайн-сервис экосистемы Сбербанка «Вкомандировке» позволяет в режиме «одного окна» приобретать билеты сотен авиакомпаний по всему миру и РЖД, размещаться более чем в миллионе российских и зарубежных отелей, самостоятельно бронировать, выбирая нужный тариф, и автоматически формировать командировочные и «закрывающие» документы. 

Кроме того, при оформлении билетов в сервисе можно получать бонусы от перевозчиков. Сервис интегрируется с любой учетной системой – 1С, AXAPTA, SAP – и предоставляет возможность постоплаты до 30 дней. Стоимость услуг зависит от количества бронирований, есть также ежегодный тариф – абонентская плата за пользования сервисом. Однако, по оценкам аналитиков, эти затраты предприятие окупает уже в первый квартал. Автоматизация бизнес-расходов на поездки сотрудников позволяет руководителям анализировать данную информацию, оптимизировать затраты и в целом делает этот рынок более прозрачным. С помощью сервиса оформить командировку так же просто, как личную поездку или отпуск: без лишней бумажной волокиты и заполнения множества документов.

Прямая речь

Константин ВИНОГРАДОВ, управляющий Архангельским отделением ПАО Сбербанк:

– Успех бизнес-поездки зависит от множества факторов и нюансов, об этом знают руководители компаний всех форм собственности: с одной стороны, она должна быть максимально комфортной для командированного, с другой – рентабельной для организации и правильно оформленной для бухгалтерии. Сервис «Вкомандировке» – это IT-решение, в основе которого лежат результаты экспертизы, проведенной специалистами экосистемы. По сути, это новый подход к организации деловых поездок в компании, который позволяет не только спланировать командировку быстро и удобно, но и сэкономить время на формальностях при покупке билетов, соблюдая командировочную политику компании. Поэтому данный сервис может одинаково успешно использовать и бизнес-сообщество, и государственные структуры. Теперь купить билеты в командировку становиться даже проще, чем в отпуск: не нужно вводить реквизиты карты или заполнять формы.