Стоит ли откладывать эти радости жизни до лучших времен, если сегодня ни один аналитик не возьмется предсказать курсы валют на месяц вперед, равно как и ближайшие шаги лидеров сверхдержав?

Профессионалы индустрии праздников давно используют термин event – в переводе с английского «событие», и любой праздник – будь то частная вечеринка по поводу рождения первенца или корпоративное празднество с приглашением известных артистов – они рассматривают как особое мероприятие с определенным бюджетом, программой и сценарием.

Главное — в деталях

«Уже одиннадцать лет, с момента создания, мы развиваемся под девизом «Мелочей не бывает, все главное – в деталях», – объясняет специфику деятельности event-агентства «Студия событий PR» директор по проектам Елена ГЛУХИХ. – Большинство наших клиентов ценят именно такой подход: доскональную проработку запроса, пристальное внимание к «мелочам». Наша студия занимается комплексным обслуживанием крупных корпоративных мероприятий, презентаций, конференций и тренингов, но и частный рынок для нас тоже чрезвычайно интересен. Семейные праздники дают огромный простор для творчества и реализации ярких проектов нашей студии. Поэтому мы не просто с охотой беремся за их организацию, но и работаем с полной самоотдачей – так же, как и для корпоративных заказчиков. А планирование свадеб предоставляет удивительную возможность не просто наблюдать процесс рождения семьи с самого начала, но и стать неотъемлемой частью чьей-то судьбы в этот радостный, но вместе с тем и напряженный период».

В event-менеджменте, как и во многих других сферах бизнеса, довольно четко прослеживается сезонность. Например, активность свадебных агентств обычно возрастает в мае, и этот подъем длится до осени. С сентября начинаются грандиозные корпоративные праздники, которые становятся своеобразной прелюдией перед пиком спроса, связанным с новогодними торжествами.  Кроме того, для осенних месяцев характерен наплыв заказов на организацию конференций, «круглых столов», семинаров и тренингов, показов осенне-зимних модных коллекций и прочих деловых мероприятий.

В зависимости от того, на какую модель праздника нацелена та или иная компания и какие целевые группы будут наиболее активными в тот или иной период, можно планировать и прогнозировать доход агентства на каждое из времен года, делится наблюдениями Елена Глухих. Сейчас «Студия событий PR» проводит по два мероприятия в неделю. Ближе к праздникам (Дни строителя, нефтяника, газовика, Хэллоуин, Новый год, Татьянин день, День святого Валентина) число заказов вырастает до 5-6 в неделю. В связи с кризисом бюджеты календарных праздников стали несколько скромнее, но до сих пор сокращение этой статьи расходов не коснулось юбилеев организаций.

«Каким бы глубоким и тяжелым ни был кризис, сотрудники компании заслуживают полноценного отдыха, – добавляет Елена. – В этом году многие наши клиенты экономили средства, отказываясь от приглашения творческих коллективов в пользу самодеятельности, устраивая, к примеру, собственные шоу «Фабрики звезд». Получалось очень трогательно и эмоционально. Корпоративы необходимы! Такие праздники – не только развлечение: это часть тимбилдинга. На них не просто веселятся, но и подводят итоги, анонсируют новые цели и планы. Корпоративный праздник – это радостная смена привычной обстановки, неформальная атмосфера общения с коллегами, что особенно актуально для крупных предприятий, где далеко не все работники знают друг друга в лицо».

Встреча лицом к лицу – это свежий импульс к взаимопониманию и взаимодействию. Он становится действующей силой как масштабных  PR-мероприятий, так и камерных событий частного характера. Выработку стратегии и определение цели праздника, подготовку сценария, выбор места и декорирование залов вполне целесообразно отдать на аутсорсинг - профессионалам, однако принимать гостей будет хозяин мероприятия, а принять – это, в первую очередь, с комфортом разместить и досыта накормить.

Гулять широко? Несовременно!

«Мы берем на себя банкетную составляющую любых праздников, а свадебная тематика у нас выделена в отдельное направление работы, к которому относятся и предоставление номеров, и организация застолий, и выездное обслуживание, – говорит начальник службы торговли и питания отеля «Пур-Наволок» Василий НОВИКОВ. – Ежегодно в марте или апреле у нас открывается выставка «Свадебные секреты». Каждую неделю, в среду и субботу, проводятся свадебные мероприятия – в залах ресторана и бара «Небо». С кризисом их не стало меньше: по-прежнему есть очередь, заказы оформляют примерно за год до намеченного события, но при том заметно сократилось количество гостей на банкете. Если раньше на свадьбах их было по 60-80, а то и больше, то теперь, как правило, по 30-60. Несмотря на то, что в начале года произошел резкий скачок цен на продукты и поставщики переписывали прайс-листы буквально по несколько раз на неделе, мы свои расценки не повышали – средний чек составляет 2200-2500 рублей на одну персону. Расценки на проживание в отеле также не выросли: наоборот, в этом году у нас были введены дополнительные программы скидок. Боремся за каждого клиента, потому что спад на рынке мы уже ощутили вполне. Численность гостей снизилась на 20-30%, и что особенно заметно – количество зарубежных туристов. Санкции...».

Сократилось и число корпоративных праздников. Сейчас «Пур-Наволок» готовится к деловой части Маргаритинской ярмарки, Арктическому форуму и юбилейным мероприятиям в рамках программы «Дервиш», посвященной сохранению памяти Северных конвоев Второй мировой войны – событиям, вполне соответствующим статусу крупнейшего в городе отеля. Спрос частных и мелких корпоративных клиентов постепенно смещается из сегмента «выше среднего» в более низкие ценовые сегменты.

«Когда в наших стенах намечаются торжества, праздничную программу и оформление зала берут на себя организаторы, а мы предоставляем жилье для гостей и обеспечиваем их питанием. По желанию клиентов оно может быть включено в стоимость номера, – поясняет начальник отдела размещения и обслуживания комплекса «Меридиан» Северного морского пароходства Светлана ШВЕЦОВА. – Юридически лечебно-оздоровительный комплекс «Меридиан» является подразделением СМП. В него входят гостиница, санаторий-профилакторий и блок общественного питания. Обычно у нас отмечают профессиональные праздники и Новый год таможня, полиция, страховые компании и другие предприятия, расположенные в Соломбале и прилегающей части Октябрьского округа. В том, что касается размещения, мы прочно занимаем «спортивную» нишу: участники чемпионатов по хоккею с мячом, соревнований по дзюдо, первенств России по таэквондо – все это наши постоянные и желанные гости. Сейчас ожидаем наплыва в связи с Маргаритинской ярмаркой и осенними гастролями звезд эстрады – обычно артистов заселяют в «Пур-Наволок» или «Двину», а весь технический персонал – к нам».

Вопреки кризисным ожиданиям, весной и летом гостиницу комплекса «Меридиан» неизменно заполняли участники городских праздников. Скорее всего, сыграла роль не только сравнительно невысокая цена номеров и удобное расположение, но и гибкое ценообразование: есть группа гостей – значит, будут отдельно оговорены скидки. Весь сезон пользовалось высокой популярностью стандартное предложение для новобрачных – банкет от 70 человек и номер в подарок. Как вариант, выдвинули новое – аренду номера на два дня, с девичником и выкупом невесты — и оно тоже оказалось востребованным, даже в традиционно провальном для индустрии гостеприимства августе. Комплекс остается рентабельным.

Чувствовать клиента

Прослеживается довольно любопытный тренд, несомненно, связанный с кризисом, отмечают хозяева кафе и небольших частных ресторанов, специализирующихся не только на банкетах в своих залах, но и на различных формах кейтеринга.

«Мы все чаще обслуживаем свадьбы и юбилеи на дачах и базах отдыха, - рассказывает администратор «Банкет-клуба 93» Ирина ГУНДАРОВА. – Летом 2014 года, теплым и солнечным, виновники торжеств то и дело отказывались от ресторана в пользу встреч на свежем воздухе: их устраивали в беседках, на террасах, а то и прямо на набережной – в празднично декорированной аллее».

Себестоимость блюд неуклонно растет – равно как и цена аренды зала, которая повышается прямо пропорционально инфляции, но средний чек праздничного мероприятия в «Банкет-клубе 93»  с ужином из пяти-шести блюд до сих пор удерживается на уровне 1400 рублей на персону – благодаря устойчивым связям с поставщиками сырья и отлаженной производственной линии. В небольшом зале на 50 мест круглый год отмечают семейные праздники. В декабре одна за другой проходят предновогодние корпоративные вечеринки, весной начинаются свадьбы, в июне чествуют выпускников, а осенью, когда стартует череда семинаров, конференций и деловых встреч, львиная доля нагрузки приходится на выездное обслуживание. Масштаб заказов колеблется в довольно широких пределах – от 20 до 500 персон.

В штате клуба есть диджей – это своего рода общедоступный минимум культурной программы, но если заказчик еще не вполне определился с организацией праздника, то заведение выступает в роли посредника: рекомендует event-агентство, декораторов, тамаду, фотографа, певцов и музыкантов, ориентируясь исключительно на вкус и возможности клиента. Благо за 20 лет работы в круг контактов этого небольшого заведения вошли практически все предприятия праздничной индустрии, а она все это время развивалась, причем с нарастающей динамикой.

В числе постоянных корпоративных клиентов «Банкет-клуба 93» – СГМУ, студия телевидения, а также организации малого бизнеса, которые рационально соотносят доходы и расходы.

«За последний год все мы научились считать и экономить деньги, – подводит итог директор банкетного зала, индивидуальный предприниматель Юрий СПИРИДОНОВ. – Аудитория заказчиков стала не столь многочисленной, как раньше, но не в ущерб качеству сервиса. В период кризиса люди с настороженностью строят планы, строго сопоставляют затраты на мероприятия с реальными возможностями, но от праздников не отказываются. Я бы сказал, что это чисто капиталистическая логика. Важно внимательно следить за спросом и своевременно подстраиваться под изменчивые потребности клиента. Мы постарались создать атмосферу хорошей гостиной, где заказчик чувствует себя полноправным хозяином, где он может беспрепятственно проводить всевозможные мероприятия – от детских дней рождения до презентаций и тематических вечеров. И меня радует, что в течение всего кризисного года спрос оставался стабильным».