При помощи печатей открывают расчётные счета, печатью заверяют договоры, счета, акты, приказы и прочую документацию. Даже индивидуальные предприниматели, которых никогда не обязывали использовать в работе печать, не отказываются от этого элемента делового документооборота и используют печать для заверения подлинности подписи. О том, как могут выглядеть печати и штампы для ИП, написано тут.

Компания самостоятельно решает, какие должностные лица и для каких целей могут использовать печати. Дизайн печати компания также разрабатывает самостоятельно, но рисунок печати должен помогать идентифицировать организацию. Например, на печати индивидуального предпринимателя могут быть указаны ФИО, ОГРНИП, ИНН или только фамилия, имя и отчество. Печати организации часто содержат логотип, указание организационно-правовой формы, полное наименование и юридический адрес, ИНН и ОГРН. Использовать герб РФ на оттиске могут только государственные органы.

Внутри компаний часто различается внешний вид оттиска для внешнего и внутреннего применения. Чтобы путницы не возникало, на оттиск можно добавить информацию о назначении печати, например, «для архива». При желании рисунок печати можно поменять, предварительно уведомив контрагентов и банк: для работы с банком можно использовать только те печати, оттиск которых был оставлен при открытии расчетного счета.

Использование ЭЦП в некоторых случаях не отменяет наличие классической печати: если необходимо использовать распечатанный документ с электронной цифровой подписью, то для его юридической значимости необходима подпись и классическая печать.

Если компания беспокоиться о том, что ее печать может быть подделана, то рисунок оттиска стараются усложнить. Приемы здесь самые разные. Например, для печати используют микротекст, гильоширные сетки, растровое поле и пр. Чтобы печать было сложнее поделать, заверяя документ ее ставят на фрагмент подписи или текста. Также печать рекомендуется регулярно менять, уничтожая старые образцы.